建设学院多会议室智能无纸化异地互联会议系统，能够有效解决传统纸张会议在智能化系统不全面集中管理的背景下所遇到的所有问题。以无纸化会议系统为核心进行整体规划，以异地互联视频会议智能控制管理平台作为辅助，促进平台与各智能化系统形成一个管理融合、功能优化和整体操作简化提升的有机整体。

1)  统一、规范会议创建流程，集中会议管理和控制需求

仅需会议秘书一人即可统一部署所有会议，上传会议所需的材料，可以根据不同会议室的实际需求，组建多个同时段或不同时间的会议场景布局。设定多个职能部门分组，一键导入相关的会议材料以及参会人员，设置不同部门的文件查阅权限，对会议开始和结束时间做到一键把控，联动会议门牌实时对外显示会议室开会状况。并通过智能管理控制平台，有效的把各个子系统有机连接起来，通过平板一键式远程便捷操作，既做到控制声光电的协调性，异地远程视频无缝切换协同办公操作。又能合理进行多会议人员安排，把所有信息数字化、简约化，提高会议的舒适性及办公效率。

2)  实现数据的共享交互与异地互联

无纸化采用局域网络架构，通过系统强大的会议管理功能，可以对两个不同地点的会议室进行同时间内统一会议安排，实现A会议室与B会议室不同与会人员无纸化终端的显示画面一致，在不需要人员配合的情况下，获得最大的会议交互使用体验。

同时为了增强异地近距离情景面对面体验，对管理控制平台进行远程信号切换，把A与B会议室的会场画面交换显示，致使多方会议人员面对面无障碍交流的同时，又能通过升降终端实时显示会议材料同步画面，还能把各种图文信息在大屏幕同步显示，提高与会人员对解读会议信息内容的理解能力，增强人员多元化信息交流能力，简化会议秘书创建会议的流程能力，真正意义上做到了节能减排、信息安全、高效办公的创新现代化会议理念。

3)  自动简化了会议归档数据，保障信息安全

智能无纸化异地互联会议系统基于本地区域化部署，系统管理登录采用加密通信技术，对上传的重要会议资料起到绝对保密作用。会议结束后无纸化终端自动删除会议，所有会中保存的批注纪要文件等自动形成以参会人命名的个人文件夹，终端无任何浏览痕迹，管理员具有最终查阅权限。简化了会议数据归档的繁琐，会后记录难保存的痛点，最大程度保障信息安全。

学院智能无纸化异地互联会议系统建设为异地办公会议上下级领导的无障碍高效交流提供了一个极为实用的对接平台。通过这个平台，可进行实时的会商和有效的会议信息沟通；改变了传统会议及单一系统模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、会议保密隐患等问题，最终实现现代化新型会议和绿色环保的全程数字智能化概念。